Jak sprawdzić kontrahenta po NIP: sześć kroków, pięć z nich za darmo

Kontrahenta sprawdzasz w kilku rejestrach po kolei, zawsze po numerze NIP, bo nazwa firmy bywa myląca, a NIP jest jeden. Pięć źródeł jest publicznych i darmowych: KRS albo CEIDG, Biała Lista VAT, CRBR, listy sankcyjne i Krajowy Rejestr Zadłużonych. Szóste, zgłoszenia wierzycieli w BigDebt, mówi to, czego rejestry nie pokażą: czy firma płaci swoim dostawcom na czas. Całość zajmuje kwadrans, a raport skraca ją do dwóch minut.

Numer NIP albo nazwa firmy

Sprawdź firmę

Darmowy podgląd: forma prawna, status VAT, adres, PKD. Pełny raport (KRZ, CRBR, ocena 0–100) — 9,99 zł, bez zakładania konta.

Sprawdź NIP w BigDebt — Sygnał za darmo: liczby ze zgłoszeń wierzycieli o opóźnieniach dla jednego NIP-u (2 sprawdzenia w miesiącu za 0 zł po zalogowaniu, bez konta 1 na 2 miesiące; poza limitem 10 zł). Rejestry KRS, KRZ i Biała Lista VAT dają do tego ocenę 0–100 w pełnym raporcie.

Jak sprawdzić kontrahenta krok po kroku

1. Zdobądź NIP i sprawdź, czy firma istnieje. Spółkę znajdziesz w wyszukiwarce KRS Ministerstwa Sprawiedliwości (ekrs.ms.gov.pl), jednoosobową działalność w CEIDG. Porównaj nazwę, adres, formę prawną i datę rejestracji z tym, co widnieje na ofercie i w stopce maila. Firma założona miesiąc temu, z kapitałem 5 000 zł i adresem w wirtualnym biurze, nie jest oszustem z definicji, ale zasługuje na przedpłatę, nie na 60 dni terminu.
2. Zobacz, kto ją reprezentuje. W odpisie KRS masz zarząd, prokurentów i sposób reprezentacji. Jeśli umowę podpisuje ktoś spoza odpisu, potrzebujesz pełnomocnictwa. Częste zmiany zarządu i siedziby w krótkim czasie to sygnał, żeby zapytać dlaczego.
3. Biała Lista VAT. Wykaz podatników VAT na podatki.gov.pl pokazuje, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem, od kiedy, czy był wykreślany i jakie rachunki bankowe zgłosił. Przy fakturze powyżej 15 000 zł przelew idzie wyłącznie na rachunek z wykazu, sprawdzony w dniu przelewu; inaczej odpowiadasz solidarnie za jego VAT.
4. CRBR: kto naprawdę stoi za spółką. Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych podaje osoby, które faktycznie kontrolują firmę. Gdy beneficjent w CRBR nie zgadza się z właścicielami w KRS albo prowadzi do spółki za granicą, dopytaj, zanim wyślesz towar.
5. Listy sankcyjne i KRZ. Podmiot, jego właścicieli i reprezentantów sprawdzasz na listach UE, ONZ i MSWiA; obowiązuje to każdego przedsiębiorcę. W Krajowym Rejestrze Zadłużonych (krz.ms.gov.pl) zobaczysz wnioski o upadłość, restrukturyzacje i egzekucje umorzone z braku majątku.
6. BigDebt: czy płaci innym. Żaden rejestr publiczny nie powie, że firma spóźnia się z zapłatą dostawcom, bo to widać dopiero w sądzie. W BigDebt wierzyciele zgłaszają opóźnienia sami, bezpłatnie, a Ty sprawdzasz NIP i widzisz liczbę zgłoszeń, liczbę niezależnych wierzycieli i najdłuższe opóźnienie. Brak zgłoszeń to również odpowiedź. Sprawdź NIP w BigDebt.

Czego nie sprawdzisz za darmo

Zaległości w urzędzie skarbowym i ZUS są objęte tajemnicą; jedyna droga to zaświadczenie o niezaleganiu, które kontrahent przynosi sam, i to jest dobry test: uczciwa firma daje je w tydzień. Biura informacji gospodarczej udostępniają dane o firmach dopiero po podpisaniu umowy i za opłatą, więc „sprawdzę go w biurze" oznacza w praktyce abonament. Sprawozdanie finansowe spółki pobierzesz bezpłatnie z eKRS, ale przeczytanie bilansu i rachunku wyników to praca dla kogoś, kto wie, czego szukać. Historii płatności wobec innych dostawców nie ma nigdzie poza zgłoszeniami wierzycieli.

Sygnały ostrzegawcze, które widać w rejestrach

• Kontrahent nalega na przelew na rachunek spoza Białej Listy albo na „rachunek wspólnika".
• Wykreślenie z VAT i ponowna rejestracja w ciągu ostatniego roku.
• Zarząd zmieniony w ostatnich miesiącach na osobę, która nie pojawia się w żadnej innej spółce, albo odwrotnie: figuruje w kilkunastu.
• Adres siedziby wspólny z dziesiątkami innych spółek i brak jakiegokolwiek majątku w sprawozdaniu.
• Wniosek o ogłoszenie upadłości w KRZ, także oddalony z powodu braku majątku na koszty postępowania.
• Kilka niezależnych zgłoszeń w BigDebt w krótkim czasie: jedno może być sporem, trzy to wzorzec.

Sprawdź też własną firmę

Te same rejestry pokazują Twoją firmę kontrahentom, którzy sprawdzają Ciebie: status na Białej Liście VAT, wpisy w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, aktualność zarządu w KRS. Zanim klient powie „coś na was wychodzi", zobacz to sam: sprawdź swoją firmę po NIP.

Jak sprawdzić kontrahenta zagranicznego

Numer VAT UE firmy z innego kraju Unii potwierdzasz w VIES; bez ważnego numeru nie zastosujesz stawki 0 % przy dostawie wewnątrzwspólnotowej. Firmę z Niemiec sprawdzasz w Handelsregister, z Wielkiej Brytanii w Companies House, z Czech w rejestrze justice.cz. O firmie z Niemiec i z Wielkiej Brytanii sporządzamy pełny raport po polsku, z listami sankcyjnymi i strukturą właścicielską; ceny w cenniku. Przy kontrahencie z Chin i innych krajów spoza UE liczy się rejestr kraju siedziby, sankcje i przedpłata albo akredytywa; nie ma darmowego rejestru, któremu można zaufać na odległość.

Kiedy zamiast sześciu zakładek wystarczy jeden raport

Powyższe kroki mają sens przy jednym kontrahencie raz na jakiś czas. Przy kilku nowych firmach w tygodniu klikanie po rejestrach i porównywanie odpisów zabiera godziny i nie zostawia dowodu. Raport DebtStrike wykonuje te same sprawdzenia w dwie minuty, z datą i godziną pobrania z każdego źródła, i dokłada ocenę wiarygodności 0–100. Co dokładnie zawiera:

• Zgłoszenia wierzycieli w BigDebt — dla tego NIP-u: ile zgłoszeń o opóźnieniach, od ilu niezależnych wierzycieli, najdłuższe opóźnienie (ostatnie 36 miesięcy); brak zgłoszeń to też wynik.
• Ocena wiarygodności 0–100 — z rejestrów (KRS, KRZ, Biała Lista VAT): model deterministyczny: te same dane zawsze dają tę samą liczbę, bez „uznaniowości" analityka.
• KRS i REGON — forma prawna, kapitał, zarząd, PKD, adres, data rejestracji; dla jednoosobowej działalności dane z REGON (GUS).
• Biała Lista VAT — status podatnika i rachunki bankowe zgłoszone do MF (płatność na inny rachunek = ryzyko solidarnej odpowiedzialności).
• Krajowy Rejestr Zadłużonych — upadłości, restrukturyzacje, umorzone egzekucje komornicze.
• Beneficjenci rzeczywiści z CRBR — kto faktycznie stoi za spółką.
• Screening sankcyjny — listy sankcyjne UE, ONZ, OFAC, OFSI i MSWiA oraz lista ostrzeżeń publicznych KNF.
• Sprawozdanie finansowe — po wgraniu e-sprawozdania z eKRS (XML, ok. 2 min) raport dolicza Altman Z″ i wskaźniki płynności, zadłużenia i rentowności. Sprawozdań nie pobieramy automatycznie.

Ile kosztuje sprawdzenie kontrahenta

Płatność jednorazowa przez Tpay, bez abonamentu i bez umowy. Pełna oferta, także monitoring od 39 zł/mies. i raporty firm z Niemiec i Wielkiej Brytanii — na stronie cennika.

Sprawdzasz stale tych samych kontrahentów? Monitoring Biznes czyta rejestry codziennie dla 50 firm i pisze tylko wtedy, gdy coś się zmieni; 774 zł za rok. Czy kontrahent płaci innym na czas: Sprawdź NIP w BigDebt (Sygnał za darmo). Zobacz przykładowy raport.

Sprawdź firmę po NIP →

Zobacz też: Weryfikacja kontrahentów — procedura należytej staranności dla działu finansowego