Kiedy trzeba sprawdzić kontrahenta na Białej Liście VAT?

Przed każdym przelewem za fakturę, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł, i to na dzień zlecenia przelewu, nie na dzień podpisania umowy. Zapłata na rachunek spoza wykazu bez zgłoszenia ZAW-NR w 7 dni oznacza odpowiedzialność solidarną za VAT i utratę kosztu podatkowego.

Czy zwykła firma musi sprawdzać listy sankcyjne?

Tak. Zakaz udostępniania środków podmiotom objętym sankcjami obowiązuje każdego, nie tylko banki i instytucje obowiązane. Sprawdza się podmiot, jego właścicieli i osoby reprezentujące na listach UE, ONZ i krajowej liście MSWiA.

Czym jest należyta staranność przy weryfikacji kontrahenta?

Zestawem czynności, które rozsądny przedsiębiorca wykonuje przed transakcją i które potrafi udowodnić: sprawdzeniem tożsamości, statusu VAT, rachunku, beneficjenta i sankcji, z datą i źródłem. Organy oceniają nie to, czy kontrahent okazał się uczciwy, tylko czy Ty zrobiłeś, co należało, zanim mu zapłaciłeś.

Czy raport wystarczy jako dowód dla kontroli AML?

Raport podstawowy dokumentuje decyzję handlową. Instytucja obowiązana potrzebuje imiennego rekordu KYB z identyfikacją beneficjenta rzeczywistego, screeningiem i sumą kontrolną, wystawionego na instytucję; to raport KYB za 249 zł.

Jak często powtarzać weryfikację stałych kontrahentów?

Status VAT i rachunek przy każdym przelewie powyżej progu, resztę co najmniej raz w roku i zawsze przy zmianie warunków (większy limit, dłuższy termin). W monitoringu rejestry czytane są codziennie, więc powtarzanie ręczne odpada; dostajesz alert w dniu zmiany.

Jak zweryfikować kontrahenta z Niemiec albo z Wielkiej Brytanii?

Osobnym raportem z tamtejszych rejestrów (Handelsregister, Companies House), po polsku, z listami sankcyjnymi i strukturą właścicielską. Numer VAT UE kontrahenta z Niemiec dodatkowo potwierdzasz w VIES.

Weryfikacja kontrahentów: procedura należytej staranności krok po kroku

Weryfikacja kontrahentów to stała procedura sprawdzania firm, z którymi zawierasz transakcje: przed pierwszą umową, przed każdym przelewem powyżej progu ustawowego i okresowo w trakcie współpracy. Obejmuje status na Białej Liście VAT i rachunek do przelewu, dane z KRS lub CEIDG, beneficjentów rzeczywistych z CRBR, listy sankcyjne oraz Krajowy Rejestr Zadłużonych. Celem jest należyta staranność, którą trzeba umieć udowodnić: przy sporze o odliczenie VAT, w kontroli AML i wobec własnego zarządu.

Sprawdź NIP w BigDebt — Sygnał za darmo: liczby ze zgłoszeń wierzycieli o opóźnieniach dla jednego NIP-u (2 sprawdzenia w miesiącu za 0 zł po zalogowaniu, bez konta 1 na 2 miesiące; poza limitem 10 zł). Rejestry KRS, KRZ i Biała Lista VAT dają do tego ocenę 0–100 w pełnym raporcie.

Procedura weryfikacji kontrahenta w pięciu krokach

Tożsamość: KRS albo CEIDG. Czy firma istnieje, kto ją reprezentuje, od kiedy działa, czy adres i PKD zgadzają się z tym, co mówi handlowiec.
Biała Lista VAT przed przelewem. Status czynnego podatnika i numer rachunku. Płatność za fakturę powyżej 15 000 zł na rachunek spoza wykazu oznacza odpowiedzialność solidarną za VAT dostawcy i brak kosztu podatkowego, chyba że w 7 dni zgłosisz ZAW-NR. Sprawdzenie ma być z dnia zlecenia przelewu, z dowodem.
Beneficjent rzeczywisty: CRBR. Kto faktycznie stoi za spółką; niezgodność KRS z CRBR i łańcuchy spółek za granicą to sygnał do pytania, nie do przelewu.
Listy sankcyjne. UE, ONZ, OFAC, OFSI i lista MSWiA: sam podmiot, jego właściciele i osoby reprezentujące. Od 2022 r. sprawdza to każdy przedsiębiorca, nie tylko instytucje obowiązane.
Niewypłacalność: KRZ. Wnioski o upadłość, restrukturyzacje, egzekucje bezskuteczne. Do tego zgłoszenia wierzycieli o opóźnieniach w BigDebt, żeby zobaczyć kłopoty, zanim trafią do sądu.

Jak udokumentować należytą staranność

Sprawdzenie, którego nie da się pokazać, nie istnieje. Każdy raport DebtStrike ma datę i godzinę pobrania danych oraz wskazuje źródła, więc stanowi dowód, że w dniu transakcji kontrahent był czynnym podatnikiem, miał rachunek w wykazie i nie figurował na listach sankcyjnych. Instytucje obowiązane w rozumieniu ustawy AML (biura rachunkowe, kancelarie, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, doradcy) potrzebują więcej: imiennego rekordu należytej staranności z identyfikacją beneficjenta, screeningiem i sumą kontrolną, wystawionego na instytucję. To raport KYB (w cenniku) za 249 zł.

Weryfikacja kontrahentów w trakcie współpracy, nie tylko na początku

Kontrahent sprawdzony w styczniu w czerwcu może być w restrukturyzacji. Jednorazowa weryfikacja przed umową nie zamyka tematu, a ręczne sprawdzanie kilkudziesięciu firm co miesiąc nie ma sensu. Monitoring Biznes czyta KRS, Białą Listę VAT i KRZ codziennie dla 50 firm i wysyła alert tego samego dnia, gdy coś się zmieni; 774 zł za rok, faktura VAT. W cenie 10 pełnych raportów miesięcznie na firmy, które chcesz obejrzeć bliżej.

Weryfikacja kontrahentów zagranicznych

Kontrahenta z UE sprawdzasz w VIES pod kątem numeru VAT UE (warunek stawki 0 % w WDT) i na listach sankcyjnych. O firmie z Niemiec i z Wielkiej Brytanii sporządzamy pełny raport z tamtejszych rejestrów, po polsku; ceny w cenniku. Spoza UE: rejestr kraju siedziby, sankcje i beneficjent, bo tam najczęściej kończy się łańcuch własności.

Co zawiera raport z weryfikacji jednej firmy

Zgłoszenia wierzycieli w BigDebt — dla tego NIP-u: ile zgłoszeń o opóźnieniach, od ilu niezależnych wierzycieli, najdłuższe opóźnienie (ostatnie 36 miesięcy); brak zgłoszeń to też wynik.
Ocena wiarygodności 0–100 — z rejestrów (KRS, KRZ, Biała Lista VAT): model deterministyczny: te same dane zawsze dają tę samą liczbę, bez „uznaniowości" analityka.
KRS i REGON — forma prawna, kapitał, zarząd, PKD, adres, data rejestracji; dla jednoosobowej działalności dane z REGON (GUS).
Biała Lista VAT — status podatnika i rachunki bankowe zgłoszone do MF (płatność na inny rachunek = ryzyko solidarnej odpowiedzialności).
Krajowy Rejestr Zadłużonych — upadłości, restrukturyzacje, umorzone egzekucje komornicze.
Beneficjenci rzeczywiści z CRBR — kto faktycznie stoi za spółką.
Screening sankcyjny — listy sankcyjne UE, ONZ, OFAC, OFSI i MSWiA oraz lista ostrzeżeń publicznych KNF.
Sprawozdanie finansowe — po wgraniu e-sprawozdania z eKRS (XML, ok. 2 min) raport dolicza Altman Z″ i wskaźniki płynności, zadłużenia i rentowności. Sprawozdań nie pobieramy automatycznie.

Ile kosztuje weryfikacja kontrahentów

9,99 złraport podstawowy ocena 0–100, KRS, VAT, KRZ, CRBR, sankcje · dostęp 30 dni

79 złraport rozszerzony + mapa powiązań kapitałowych, łańcuch własności w górę, inne spółki tych samych osób

od 69 złpakiet raportów 3 raportów za 69 zł, 5 raportów za 99 zł, 15 raportów za 199 zł — ważne 12 mies.

Płatność jednorazowa przez Tpay, bez abonamentu i bez umowy. Pełna oferta, także monitoring od 39 zł/mies. i raporty firm z Niemiec i Wielkiej Brytanii — na stronie cennika.

Czy kontrahent płaci innym na czas: Sprawdź NIP w BigDebt (Sygnał za darmo). Zobacz przykładowy raport.

Najczęstsze pytania

Kiedy trzeba sprawdzić kontrahenta na Białej Liście VAT?: Przed każdym przelewem za fakturę, gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł, i to na dzień zlecenia przelewu, nie na dzień podpisania umowy. Zapłata na rachunek spoza wykazu bez zgłoszenia ZAW-NR w 7 dni oznacza odpowiedzialność solidarną za VAT i utratę kosztu podatkowego.
Czy zwykła firma musi sprawdzać listy sankcyjne?: Tak. Zakaz udostępniania środków podmiotom objętym sankcjami obowiązuje każdego, nie tylko banki i instytucje obowiązane. Sprawdza się podmiot, jego właścicieli i osoby reprezentujące na listach UE, ONZ i krajowej liście MSWiA.
Czym jest należyta staranność przy weryfikacji kontrahenta?: Zestawem czynności, które rozsądny przedsiębiorca wykonuje przed transakcją i które potrafi udowodnić: sprawdzeniem tożsamości, statusu VAT, rachunku, beneficjenta i sankcji, z datą i źródłem. Organy oceniają nie to, czy kontrahent okazał się uczciwy, tylko czy Ty zrobiłeś, co należało, zanim mu zapłaciłeś.
Czy raport wystarczy jako dowód dla kontroli AML?: Raport podstawowy dokumentuje decyzję handlową. Instytucja obowiązana potrzebuje imiennego rekordu KYB z identyfikacją beneficjenta rzeczywistego, screeningiem i sumą kontrolną, wystawionego na instytucję; to raport KYB za 249 zł.
Jak często powtarzać weryfikację stałych kontrahentów?: Status VAT i rachunek przy każdym przelewie powyżej progu, resztę co najmniej raz w roku i zawsze przy zmianie warunków (większy limit, dłuższy termin). W monitoringu rejestry czytane są codziennie, więc powtarzanie ręczne odpada; dostajesz alert w dniu zmiany.
Jak zweryfikować kontrahenta z Niemiec albo z Wielkiej Brytanii?: Osobnym raportem z tamtejszych rejestrów (Handelsregister, Companies House), po polsku, z listami sankcyjnymi i strukturą właścicielską. Numer VAT UE kontrahenta z Niemiec dodatkowo potwierdzasz w VIES.

Sprawdź firmę po NIP →

Zobacz też: Raport o firmach — sprawdzenie i monitoring całego portfela kontrahentów